業(yè)務(wù)流程管理在協(xié)同管理軟件中的作用不容忽視

        協(xié)同軟件的高速發(fā)展，使協(xié)同軟件由一個(gè)新生的應(yīng)用軟件，變成被廣泛接受的信息化主流應(yīng)用系統(tǒng)。2005年，中國(guó)信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院首次將協(xié)同軟件作為一個(gè)單獨(dú)的軟件門類另列，表明協(xié)同軟件在中國(guó)正式被“官方”所認(rèn)可;2006年，全球知名IT分析評(píng)測(cè)機(jī)構(gòu)GARTNR發(fā)布主題文章，指出：基于BPM的協(xié)同軟件，是下一代信息系統(tǒng)。協(xié)同軟件有時(shí)也稱為協(xié)作軟件，它的學(xué)術(shù)名稱是：CSCW(計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作Computer Supported Cooperative Work)系統(tǒng)，1984年MIT的艾琳-格雷夫和DEC的保羅-卡什曼兩位研究人員，正式提出了CSCW的概念，可以看作是協(xié)同軟件最早的規(guī)范定義。

        無(wú)論是在國(guó)內(nèi)還是國(guó)外，協(xié)同軟件從一開始，其范圍和焦點(diǎn)并不是很清楚。進(jìn)入2006年，國(guó)內(nèi)對(duì)協(xié)同軟件的質(zhì)疑之聲開始多了起來(lái)，其根本原因也是因?yàn)閰f(xié)同軟件的定義不明確。各個(gè)廠商的理論體系和功能核心都不一樣，研究人員對(duì)協(xié)同軟件也不乏“管窺見豹”，甚至出現(xiàn)個(gè)別人有意擾亂市場(chǎng)的情況。因?yàn)閰f(xié)同軟件與SOA、EAI等新型的軟件架構(gòu)思想和IT應(yīng)用思想有許多融合，甚至還有人誤認(rèn)為協(xié)同軟件是SOA、EAI，而對(duì)協(xié)同軟件產(chǎn)生模糊定位，對(duì)協(xié)同軟件市場(chǎng)持悲觀態(tài)度。

        其實(shí)對(duì)協(xié)同軟件的質(zhì)疑并不鮮見，在國(guó)外，早就有人認(rèn)為“從某種觀點(diǎn)上看，CSCW只是一把大傘，在其下面來(lái)自不同學(xué)科的人們可以討論計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用的各個(gè)方面”。這種并不嚴(yán)格的闡述，使協(xié)同軟件無(wú)法明確其功能和價(jià)值。

        隨著協(xié)同軟件的不斷發(fā)展，對(duì)于協(xié)同軟件目前已經(jīng)有比較明確的定位。我國(guó)著名協(xié)同軟件專家，清華大學(xué)史美林教授對(duì)CSCW定義可以概括為：地域分散的一個(gè)群體借助計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，互相配合來(lái)完成一項(xiàng)任務(wù)。通過(guò)建立協(xié)同工作的環(huán)境，改善人們信息交流的方式，消除時(shí)間和空間上的障礙，提高工作效率。如：信息共享系統(tǒng)提供資源共享能力，電子郵件和即時(shí)通訊、多媒體會(huì)議系統(tǒng)提供人與人之間的通信支持功能，業(yè)務(wù)流程提高組織管理能力。

        復(fù)旦協(xié)達(dá)對(duì)協(xié)同軟件的定義是：輔助跨組織、跨區(qū)域的人員，互相配合完成管理事務(wù)的應(yīng)用軟件。這一定義與史美林教授對(duì)CSCW的定義意思基本相近。因?yàn)閺?fù)旦協(xié)達(dá)協(xié)同軟件產(chǎn)品在理論上標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并且功能設(shè)計(jì)合理實(shí)用，被國(guó)家高教委選定為唯一配套使用的協(xié)同OA教學(xué)軟件，成為國(guó)產(chǎn)協(xié)同軟件事實(shí)上的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，也是徐工、寶鋼、蘇寧等，眾多成熟的大型企業(yè)選擇協(xié)達(dá)的原因所在。

        目前對(duì)于協(xié)同軟件有多種分類方法，實(shí)踐工作中比較有效的分法是：依據(jù)業(yè)務(wù)流程的柔性化程度分類，可以分為全結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化;依據(jù)底層技術(shù)分類，分別為以通訊、文檔、流程三者為中心;依據(jù)任務(wù)傳遞機(jī)制分類，分別是以文件、消息、WEB網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)。

        在理論研究上，對(duì)協(xié)同軟件還有另外三種分類方法，分別是：依據(jù)交互方式，分為同步與異步協(xié)同;依據(jù)群組規(guī)模分為兩人與多人協(xié)同;依據(jù)空間距離分為遠(yuǎn)程與同地協(xié)同。綜合上述理論研究的分類方法，我們可以用下圖來(lái)列示協(xié)同軟件相關(guān)功能。(參考《計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作理論與應(yīng)用》，電子工業(yè)出版社，2000年第1版)

        依據(jù)史美林教授編寫的《計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作理論與應(yīng)用》一書的內(nèi)容，協(xié)同軟件的功能核心為以下四個(gè)方面：

         一、業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)。業(yè)務(wù)流程管理(Business Process Management，BPM)以前常常被稱之為工作流管理(Workflow Management, WFM)，是業(yè)務(wù)流程重組(Business Process Reengineering，BPR)和業(yè)務(wù)流程改進(jìn)(Business Process Improvement，BPI)的重要IT工具，BPM是指多人參與的工作事務(wù)中所使用的一系列步驟，這些步驟可以是順序的或并行的。業(yè)務(wù)流程是協(xié)同軟件應(yīng)用的重點(diǎn)和難點(diǎn)，對(duì)于協(xié)同軟件有著至關(guān)重要的作用。目前國(guó)外有多款協(xié)同軟件是以業(yè)務(wù)流程為主，國(guó)內(nèi)則是復(fù)旦協(xié)達(dá)率先提出以業(yè)務(wù)流程為核心，同時(shí)復(fù)旦協(xié)達(dá)還在國(guó)內(nèi)首次發(fā)布了“流程型”協(xié)同OA，進(jìn)一步確立了以業(yè)務(wù)流程為核心的產(chǎn)品思路，對(duì)中國(guó)協(xié)同軟件產(chǎn)業(yè)發(fā)展帶來(lái)深遠(yuǎn)影響?；趶?fù)旦協(xié)達(dá)的技術(shù)平臺(tái)，所構(gòu)建的協(xié)同管理應(yīng)用解決方案，主要也是關(guān)注用戶在業(yè)務(wù)流程管理BPM方面的需求。

        二、即時(shí)通訊系統(tǒng)。即時(shí)通訊包括了文字、語(yǔ)音、視頻三種即時(shí)通訊方式，因?yàn)槠淇梢砸欢ǔ潭热〈鷤鹘y(tǒng)會(huì)議，也時(shí)也被稱為多媒體會(huì)議系統(tǒng)。因?yàn)槠淠軌蛱幚硪纛l、視頻、協(xié)作數(shù)據(jù)等大量信息，提高了計(jì)算機(jī)的協(xié)同工作能力，是快捷高效、經(jīng)濟(jì)方便的協(xié)同工具。國(guó)外的Groove是市場(chǎng)推廣比較成功的即時(shí)通訊類協(xié)同軟件，國(guó)內(nèi)的北京點(diǎn)擊和騰訊相關(guān)產(chǎn)品，也屬于以即時(shí)通訊為核心的協(xié)同軟件。復(fù)旦協(xié)達(dá)的協(xié)同管理應(yīng)用解決方案，也集成了即時(shí)通訊的功能。

        三、協(xié)同編著和協(xié)同設(shè)計(jì)。這類應(yīng)用為不同時(shí)間不同地點(diǎn)的用戶，提供了協(xié)同工作方式完成文檔編輯和產(chǎn)品設(shè)計(jì)的功能。美國(guó)Michingan大學(xué)的DistEdit就是典型的協(xié)同編著系統(tǒng)，依托復(fù)旦大學(xué)力量研發(fā)的協(xié)達(dá)軟件，也提供了豐富的協(xié)同編輯功能，以面向公文管理的應(yīng)用。目前復(fù)旦大學(xué)在協(xié)同編著方面具有較高的國(guó)際聲譽(yù)，設(shè)在復(fù)旦大學(xué)的上海CSCW中心，開發(fā)了國(guó)際領(lǐng)先的協(xié)同編著應(yīng)用模型。

        四、協(xié)同出版系統(tǒng)。這是一種基于WEB的信息發(fā)布與集成系統(tǒng)，在實(shí)踐工作中常常被直接稱為“信息發(fā)布與集成系統(tǒng)”，新聞、公告等是常見的協(xié)同出版系統(tǒng)。優(yōu)秀的協(xié)同出版系統(tǒng)，還能夠動(dòng)態(tài)更新內(nèi)容。例如：基于復(fù)旦協(xié)達(dá)核心技術(shù)平臺(tái)建立的協(xié)同應(yīng)用解決方案，不僅可以采集局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)上的文本、目錄、網(wǎng)頁(yè)、程序等任意信息，還可以采集ERP、CRM等異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，并且可以指定動(dòng)態(tài)更新的時(shí)間間隔期。

        以上CSCW的四大核心功能，也是目前協(xié)同軟件的主要功能，BPM以其重要性列為首要功能。國(guó)內(nèi)外絕大部分主流協(xié)同軟件產(chǎn)品，都是按以上四個(gè)核心來(lái)構(gòu)建自己的軟件功能，并且以BPM為核心的協(xié)同軟件越來(lái)越受到“組織”用戶的青睞。認(rèn)清了協(xié)同軟件以BPM為核心，有利于幫助協(xié)同軟件廠商和用戶，依據(jù)科學(xué)規(guī)范的思想，設(shè)計(jì)和選擇正確的協(xié)同軟件產(chǎn)品，避免將企業(yè)關(guān)系管理(CRM / ERM)中的“信息網(wǎng)狀”，甚至“人力資源”等當(dāng)作協(xié)同軟件核心，從而貽誤用戶邁向協(xié)同軟件的成功應(yīng)用之路。