如何軟件評(píng)估，百斯特給你支招

         對(duì)于企業(yè)的IT采購(gòu)員來(lái)說(shuō)，了解某個(gè)特定軟件開(kāi)發(fā)商的應(yīng)用套件的真實(shí)性能和優(yōu)缺點(diǎn)是件令人頭疼的事。采購(gòu)員所在的項(xiàng)目小組接觸到大量的推銷(xiāo)信息，供應(yīng)商通過(guò)這些信息竭盡全力地推銷(xiāo)自己的產(chǎn)品。功能上的交叉和軟件整合使得產(chǎn)品重疊并引起很多混亂。企業(yè)并購(gòu)也會(huì)產(chǎn)生問(wèn)題，因?yàn)槠髽I(yè)為了得到某個(gè)客戶資源或某種功能而限制了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。這導(dǎo)致解決方案的重疊或強(qiáng)制的遷移。其后果是組織在做采購(gòu)決策的時(shí)候總是面臨著模棱兩可的模糊性。     

        評(píng)估和選擇企業(yè)進(jìn)銷(xiāo)存管理軟件是個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，即有巨大的潛能也面臨極大的風(fēng)險(xiǎn)。正確執(zhí)行這一過(guò)程會(huì)給企業(yè)帶來(lái)特別的好處；而一旦執(zhí)行失誤，后果可能令人失望甚至是場(chǎng)災(zāi)難。選擇了錯(cuò)誤的硬件、中間件或軟件的機(jī)構(gòu)將會(huì)得到這樣的教訓(xùn)：由于缺乏足夠的軟件開(kāi)發(fā)商的信息以及評(píng)估程序的不足而導(dǎo)致了巨額金錢(qián)損失。對(duì)價(jià)格敏感的中小企業(yè)特別能感受到這樣的損失，因?yàn)樗鼈円笤谲浖u(píng)估過(guò)程中迅速而經(jīng)濟(jì)有效地收集到精確的IT信息。不幸的是，大部分的軟件選擇程序都會(huì)遇到下列這些問(wèn)題：廠商天花亂墜的宣傳、顧問(wèn)們的利益沖突、用戶的疑慮、冗長(zhǎng)的選擇過(guò)程以及不甚清晰的決策基礎(chǔ)。

問(wèn)題縱覽

         一般而言，當(dāng)企業(yè)打算執(zhí)行某個(gè)新的軟件解決方案時(shí)，它會(huì)成立一個(gè)項(xiàng)目小組，評(píng)估內(nèi)部程序，確認(rèn)需求，然后發(fā)送信息征求書(shū)（RFIs）最后向候選名單上的廠商發(fā)送建議征求書(shū)（RFPs）。這些軟件廠商通常會(huì)被邀請(qǐng)展示他們的解決方案，并提交報(bào)價(jià)，然后做出決定。不幸的是，篩選小組在這個(gè)過(guò)程始終都面臨著一系列的困難。

        首先，由于過(guò)分關(guān)注評(píng)估產(chǎn)品的功能性和產(chǎn)品技術(shù)需求，能決定一個(gè)新系統(tǒng)最終成敗的其他評(píng)估項(xiàng)卻被忽略了。比如，廠商的企業(yè)戰(zhàn)略、服務(wù)與支持能力、財(cái)務(wù)健全性、與流程匹配相關(guān)的成本與質(zhì)量估量、易于使用、市場(chǎng)反饋、廠商努力以及產(chǎn)品的適應(yīng)性，這些都是很重要的，卻很難衡量。

        其次，當(dāng)篩選小組組織和排列各條評(píng)估項(xiàng)以測(cè)量產(chǎn)品功能性的時(shí)候，小組通常采用電子表格來(lái)創(chuàng)建信息征求書(shū)（RFI）。盡管電子表格設(shè)計(jì)者盡了最大的努力，但他們面臨向評(píng)估者和客戶提供靈活性還是易用性的選擇，同時(shí)通過(guò)保護(hù)字段來(lái)保持完整性，他們可能在電子表格設(shè)計(jì)方面作出危險(xiǎn)的妥協(xié)。電子表格的缺點(diǎn)很多：它既不易被調(diào)整也不能經(jīng)由有效分析而得到合理的結(jié)果；而且它很容易擴(kuò)散計(jì)算錯(cuò)誤：因?yàn)闇y(cè)量評(píng)估項(xiàng)的公式通常是隱藏的，一旦表格單元被移動(dòng)或者字段被意外地覆蓋，就會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤。電子表格之間的鏈接如果斷裂，其結(jié)果就是無(wú)效的。其他錯(cuò)誤也很常見(jiàn)如將某個(gè)方程式復(fù)制或重新寫(xiě)到另一個(gè)單元。此外，電子表格的特性使其很容易為攪局的公司所利用，從而導(dǎo)致處理延誤、客戶職員重新培訓(xùn)、數(shù)據(jù)審計(jì)過(guò)程額外的安全措施、顧問(wèn)與客戶之間的關(guān)系惡化等。

         最后，由于軟件篩選小組通常缺乏高質(zhì)量的、中立的信息，他們的評(píng)估方法從一開(kāi)始就有缺陷。這令他們感到困難重重或者根本不可能證明選擇某個(gè)特定廠商的解決方案的理論基礎(chǔ)。大多數(shù)決策者依賴(lài)其“內(nèi)心的感覺(jué)”、管理層的命令或者那些煩瑣卻無(wú)法識(shí)別出最佳方案的電子表格。因此大多數(shù)的企業(yè)技術(shù)評(píng)估過(guò)程都超過(guò)了原先規(guī)定的時(shí)間和預(yù)算。而在最后選定后，大多數(shù)的軟件執(zhí)行均不能滿足功能上的期望值、投資回報(bào)率（ROI）和總擁有成本（TCO）。

        總而言之，在企業(yè)軟件選擇過(guò)程中，潛在客戶通常為下列幾個(gè)難題所困擾：

        項(xiàng)目篩選小組缺乏有效途徑定義其商業(yè)需求也不能有效鑒別全部項(xiàng)目小組成員的關(guān)于廠商和產(chǎn)品的關(guān)鍵問(wèn)題（評(píng)估項(xiàng)）。

        自持股人處收集所有需要的評(píng)估項(xiàng)很費(fèi)時(shí)間，這是項(xiàng)目初期會(huì)遇到的難題。需要推動(dòng)項(xiàng)目起步并迅速執(zhí)行，因?yàn)檠诱`意味著收入損失和用戶購(gòu)買(mǎi)損失。

        當(dāng)評(píng)估項(xiàng)選定并交給廠商時(shí)，項(xiàng)目小組通常無(wú)法有效地將不同評(píng)估項(xiàng)按照它們對(duì)其需求的支持度區(qū)分優(yōu)先次序。后果則是由內(nèi)部政治議題而非公司的真實(shí)需要決定（評(píng)估項(xiàng)的）優(yōu)先次序。由于缺乏專(zhuān)業(yè)的決策支持工具來(lái)組織這些優(yōu)先次序并隨時(shí)檢查它們，并在優(yōu)先次序發(fā)生改變時(shí)模擬和分析廠商的能力或目標(biāo)契合度（fit-to-purpose），某個(gè)部門(mén)的“需求”將會(huì)對(duì)決策中的某些評(píng)估項(xiàng)產(chǎn)生不合理的過(guò)度的影響。

        項(xiàng)目小組無(wú)法獲得關(guān)于現(xiàn)有廠商解決方案客觀的經(jīng)過(guò)核對(duì)的資料。軟件廠商的展示通常是些推銷(xiāo)廣告而沒(méi)有關(guān)注解決方案的滿足用戶需求方面的能力，而且常常是誤導(dǎo)的。不幸的是，大多數(shù)項(xiàng)目小組無(wú)法區(qū)分事實(shí)和花哨的廣告，特別是由于戰(zhàn)略性的技術(shù)選擇本身就是一種新的嘗試，或者在特定組織內(nèi)部相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)的首次篩選。

        問(wèn)題已經(jīng)很清楚了：篩選階段缺乏足夠的適合需求的（fit-gap）信息（如上所述）意味著無(wú)法正確計(jì)劃與執(zhí)行實(shí)施。

測(cè)量評(píng)估項(xiàng)

        測(cè)量評(píng)估項(xiàng)是決定軟件解決方案可行性的關(guān)鍵。必須考慮數(shù)目眾多的變量并對(duì)照不同的出價(jià)加以衡量。TEC建議組織在創(chuàng)建RFPs之前采用現(xiàn)代決策支持工具來(lái)比較解決方案。這么做的好處是能產(chǎn)生一個(gè)適當(dāng)?shù)暮蜻x廠商名單供更詳細(xì)的考慮。廠商的位次取決于它滿足機(jī)構(gòu)優(yōu)先需求的能力。一些分析公司和其他公司提供比較及評(píng)估的工具和服務(wù)，包括The CRM Matrix, Gartner, 和 2020 Software。以下將關(guān)注如何使用TEC的工具來(lái)解決上述問(wèn)題。TEC的候選名單向?qū)В⊿hortlist Wizard）通過(guò)一些基本問(wèn)題幫助建立需求概況并匯編候選廠商名單便于更進(jìn)一步的評(píng)估。

        TEC的評(píng)估中心（在線決策支持工具）按照經(jīng)過(guò)TEC分析師根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和基準(zhǔn)審查的上千條評(píng)估項(xiàng)來(lái)分析和比較上百家廠商的解決方案。由于廠商在答復(fù)TEC的RFI時(shí)頭腦中沒(méi)有一個(gè)具體的項(xiàng)目參照，這些回答更能代表他們的能力。

        評(píng)估中心的支柱是知識(shí)庫(kù)，是分析一個(gè)或多個(gè)企業(yè)解決方案的評(píng)估項(xiàng)和方法的綜合。這些知識(shí)庫(kù)采用行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)并匹配絕大部分的軟件商提供的特征、功能性和服務(wù)。每個(gè)知識(shí)庫(kù)都按照等級(jí)目錄（hierarchical tree）的結(jié)構(gòu)組織起來(lái)，包含著廠商解決方案的細(xì)節(jié)特征、功能以及用戶給予這些特征的商業(yè)優(yōu)先次序的細(xì)目分類(lèi)。這種結(jié)構(gòu)允許用戶指定需求，從高等級(jí)的商業(yè)目標(biāo)到功能性的細(xì)節(jié)，通過(guò)對(duì)樹(shù)狀結(jié)構(gòu)向下鉆取到評(píng)估項(xiàng)的細(xì)節(jié)層次。優(yōu)先次序是給予不同業(yè)務(wù)評(píng)估項(xiàng)的重要程度，根據(jù)滿足這些優(yōu)先次序的能力可以對(duì)廠商或供應(yīng)商排名次。候選名單向?qū)В⊿hortlist Wizard）幫助用戶創(chuàng)建項(xiàng)目，而這個(gè)項(xiàng)目則是用戶專(zhuān)用的知識(shí)庫(kù)的一個(gè)實(shí)例，包括用戶認(rèn)可、優(yōu)先次序、廠商篩選和分?jǐn)?shù)。這時(shí)，用戶被引導(dǎo)做進(jìn)一步分析：選擇廠商、安排需求的優(yōu)先次序、對(duì)比結(jié)果、假設(shè)情景分析（what-if scenarios）、排名、圖表與生成報(bào)告。（見(jiàn)圖1）

圖1：用戶的引導(dǎo)界面可做進(jìn)一步的分析

         用戶可以查看選中的知識(shí)庫(kù)中所有廠商以及通過(guò)候選名單向?qū)В⊿hortlist Wizard）選出的廠商。用戶也可以修改選中的廠商名單，或者加入某個(gè)用戶指定的廠商，如果項(xiàng)目支持這些功能，還可以加入關(guān)于廠商的評(píng)價(jià)、實(shí)施細(xì)節(jié)或許可證費(fèi)用。

 安排需求的優(yōu)先次序和對(duì)比結(jié)果

         為了有效匹配用戶需求和廠商解決方案，用戶需要安排其需求的優(yōu)先次序，以便將更重要的評(píng)估項(xiàng)置于優(yōu)先地位。常用的技巧是采用加權(quán)平均數(shù)（WA），因其簡(jiǎn)單易算。然而，這也僅能適度地評(píng)估性能，它既不能說(shuō)明哪種模式適合企業(yè)需求，也不能識(shí)別或測(cè)量選擇這些模式內(nèi)在的風(fēng)險(xiǎn)。所以，WA也無(wú)法洞悉廠商的真實(shí)能力，因?yàn)樗褂靡粋€(gè)數(shù)字去描述一組評(píng)估項(xiàng)，卻無(wú)法解釋不平衡之處。加權(quán)平均綜合指數(shù)（WACI）可以給更重要的評(píng)估項(xiàng)更多的優(yōu)先考慮，而且綜合指數(shù)可以更好地理解由WA看來(lái)模糊不清的數(shù)據(jù)。WACI結(jié)合了綜合指數(shù)和加權(quán)平均數(shù)（WA）來(lái)衡量廠商對(duì)于模型匹配的總體性能。就TEC來(lái)說(shuō)，結(jié)果產(chǎn)生的數(shù)字叫做最佳匹配因數(shù)BestMatch Factor TM（BMF），該因數(shù)與加權(quán)平均數(shù)配套使用。

        用戶采用一個(gè)數(shù)值范圍來(lái)設(shè)定他們的需求。例如，TEC評(píng)估系統(tǒng)里用的數(shù)值范圍是關(guān)鍵的（10+ 最低限度的可接受的等級(jí)） 必須有（10）非常重要（8）重要（6）最好有（4）不重要（2）不需要（0）。

        括號(hào)中的數(shù)字代表著列項(xiàng)的數(shù)字等值