項目管理軟件助力項目管理

       在項目管理中，項目管理軟件作用顯而易見，將項目管理軟件的重要作用歸納為如下幾點。

       1. 提高項目管理水平

        信息技術的價值是通過應用而體現(xiàn)的，項目管理軟件也不例外。但由于國內整體管理水平偏低，對項目管理知識體系缺乏了解，造成項目管理軟件應用困難重重。有實力的項目管理人才不足，也成了提高企業(yè)項目管理水平的瓶頸。

        雖然國內從事項目管理的人數(shù)已經有幾百萬人，但是我國的項目管理水平仍不盡人意。同發(fā)達國家相比，我國的項目管理還處于一個相對落后的階段。這不僅體現(xiàn)在專業(yè)化的項目管理觀念落后，業(yè)務領域的應用范圍較為有限，在實施項目管理的能力上，企業(yè)也需要通過大量的培訓、投入和流程改進來提升自身的項目管理能力。國內企業(yè)未能在項目中全面系統(tǒng)地采用項目管理這種先進管理方法，沒有形成專業(yè)化。與其它的企業(yè)應用軟件一樣，項目管理軟件，尤其是企業(yè)級的應用軟件同樣面臨兩方面問題。

        一方面，供應商需要對軟件的功能進行完全的本地化，設計一系列切合實際的、循序漸進的實施咨詢方法，以及做好對國內市場長期投入的準備。對于用戶來講，他們關心的不僅僅是軟件的功能強大、界面好看、技術先進等特點，而且還有軟件產品或解決方案是否適合企業(yè)的實際需求。只有符合企業(yè)的實際管理需求，適合國內管理人員素質的軟件產品才會受到用戶的歡迎和推廣。另外，項目管理軟件必須采用國際最先進的技術和工具，能夠體現(xiàn)出國際最先進的項目管理思想。

        項目管理軟件提供商的服務是否到位，也是軟件能否成功應用的關鍵。畢竟，項目管理對于國內大多數(shù)企業(yè)來說還是比較新鮮的，軟件廠商不僅要推銷自己的產品，還應該通過咨詢、培訓等服務形式幫助用戶學習項目管理的知識和方法。一些國內的軟件公司對服務不夠重視，或者用戶不愿意為服務而投資，從而產生了軟件買了但用不好的現(xiàn)象，甚至用不起來，最終成了擺設。

       另一方面，用戶應該注重管理流程改進與文化變革、對員工的培養(yǎng)以及明確定義需求范圍。目前，大多數(shù)用戶對項目管理的知識體系不是非常了解。用戶首先應該學會項目管理的方法和工具，這樣，在使用軟件過程中才能得心應手。現(xiàn)在經常出現(xiàn)的現(xiàn)象是，項目經理往往把所有的項目計劃和流程都只是記在腦子里，但是沒有落實成為制度化、企業(yè)化的東西。這樣很難保證項目的精確管理，只有把數(shù)據(jù)和信息落實到軟件中去，項目人員才能夠及時了解項目進展。軟件只是一個工具，項目管理人員首先要考慮項目管理怎么做。

        項目的不確定性也是項目管理軟件應用不暢的重要因素之一。項目實施過程中，會出現(xiàn)許多項目管理人員不可控制的變數(shù)，使得軟件的正常應用變得很困難。這一點在IT行業(yè)也非常突出，比如在一個信息化改建項目中，項目經理已經完成了計劃，但是在項目實施過程中遇到了不可控因素造成項目不能繼續(xù)，軟件的使用也只能終止。

        近幾年來，隨著各種培訓機構的建立，國內出現(xiàn)了真正意義上的職業(yè)項目經理人。但是過去，那種來了新項目就調來做項目管理，項目結束又官復原職的現(xiàn)象，在許多企業(yè)和機構中仍舊普遍存在。這些臨時的項目經理人往往只有一兩次實踐，無法積累經驗，其管理水平難以得到鍛煉和提高。企業(yè)應該重視項目經理的培養(yǎng)，讓中、高層項目管理人員逐步走上專業(yè)化道路，像律師、醫(yī)師、會計師那樣形成有特色的行業(yè)。同時，企業(yè)領導不但應該具備一定的項目管理的知識，還應該對項目管理軟件有一定的認識。現(xiàn)在社會上，存在這樣的一些企業(yè)領導，他們認為軟件看不見摸不著，從而低估了軟件的作用。當軟件為企業(yè)節(jié)約了成本，帶來了效益時，他們往往認為這是公司職員勞動的結果，而不能發(fā)現(xiàn)軟件的價值。

        目前為止，管理環(huán)境并不利于項目管理軟件的實施。在國內市場上，許多行業(yè)的管理和制度不健全，使項目的進度沒法得到保證。比如，項目需要輸入生產某個產品的制造周期時，工廠往往不能給出準確答案，因此計劃就很難做到精確。這就需要全社會的生產企業(yè)都要提高管理水平，才能夠去滿足社會對項目管理的需要。

        2. 將管理分解成項目

        社會發(fā)展日新月異，市場競爭也越來越激烈。企業(yè)如何快速應對市場變化，提高企業(yè)自身的核心競爭力？途徑之一是，學習項目管理知識體系，把企業(yè)的業(yè)務分解成不同的項目，實施企業(yè)管理的項目化，規(guī)范業(yè)務流程，節(jié)約運行成本，降低企業(yè)風險，提高企業(yè)的整體效益。每當提到項目管理，會有很多人直接和工程建設聯(lián)系起來。實際上，項目管理已經滲透到社會的各行各業(yè)，只是大家并沒有意識到而已。按照現(xiàn)代項目管理理論，項目是指一次性的、面對不同任務、有限定完成時間的活動。項目完成，相關項目團隊就可以解散，這在一定程度上減少了企業(yè)管理組織結構層次；項目的完成效果可以用時間、成本和質量三個因素來考量。因此，項目管理是一個執(zhí)行任務的綜合系統(tǒng)管理工具，企業(yè)項目管理的核心就是要保證在相關經營活動中，保證相關項目的商業(yè)價值不因執(zhí)行過程的失誤而流失或者變質。在企業(yè)內部環(huán)境背景下，不論是采用矩陣類型組織結構還是采用傳統(tǒng)的職能分工組織結構，都存在一個組織結構瓶頸：任務團隊與職能團隊的結構性沖突。解決不好這個問題，對公司的組織戰(zhàn)略來說就意味著企業(yè)的組織結構本身沒有成為企業(yè)競爭優(yōu)勢的一個組成部分。公司的業(yè)務被視為一個面向用戶的活動。項目管理能夠較好地解決組織扁平化、面向任務、項目是企業(yè)運作焦點、管理團隊化等幾個方面的問題?；陧椖客苿拥钠髽I(yè)其綜合管理水平將得到很大程度的提高，采取矩陣式的組織結構，實行管理項目化，按項目管理企業(yè)，順應了“壓縮組織規(guī)模、組織結構扁平化、給一線員工授權以及借助外部資源、提供跨職能部門解決方案、建立學習型柔性組織”的現(xiàn)代管理潮流。

        任何企業(yè)存在的價值就是，把資本和原料轉化為最終產品和服務，滿足顧客需要，以獲取更多的效益。企業(yè)能否在競爭中獲得優(yōu)勢取決于產品和服務是否比對手更好、更快和更便宜。項目是一個計劃要完成的任務，有起點和終點，其過程可以分解為多個子任務。對于企業(yè)，項目是在預定的時間和成本范圍內完成的目標，需要一個跨部門跨專業(yè)的團隊來協(xié)作完成的組織活動。企業(yè)按項目進行管理，就是打破僵化的官僚組織結構，跨部門解決問題；是在新建生產線、研發(fā)新產品、進行生產制造及市場推廣營銷等方面運用先進的管理理念，實行按項目管理的工作方式，建立矩陣式的組織結構，由企業(yè)級項目管理專職團隊統(tǒng)籌企業(yè)的項目，建立項目化管理的運作體系，按項目配置企業(yè)的內外資源。這樣，企業(yè)能夠對資源的組織、運用和管理比原來更好、更快、成本更低。

        企業(yè)信息化工作如火如荼，許多企業(yè)在ERP應用方面取得了不錯的成績。今后，這些企業(yè)的信息化重點會逐漸向項目管理軟件轉移。因為項目管理軟件的實施工作比ERP 要容易，目標更加明確，而且更加有利于提高企業(yè)對市場變化的響應速度。以計算機制造業(yè)為例，在過去，廠家生產的產品幾年內可能都不會發(fā)生變化，仍然能夠賣出去，市場基本是屬于賣方市場。而現(xiàn)在市場競爭激烈，尤其是中國加入WTO之后，制造業(yè)受到的沖擊非常大。市場上，幾乎每個星期都有新的型號面世。生產廠家必須縮短產品設計和生產周期，這就要求企業(yè)用項目管理的方法去解決，把從設計到下線的整個過程作為一個項目來管理。只有這樣才能夠保證新產品在最短的時間內上市，以取得更好的市場份額，從而提升利潤。因此，如果企業(yè)把每個項目都控制好了，都產生了利潤，那么企業(yè)的總體利潤自然而然就會得到提升。

        實現(xiàn)企業(yè)管理的項目化，應用項目管理軟件，有利于企業(yè)知識庫的積累。國內的許多企業(yè)一直以來不重視知識的搜集和整理。企業(yè)的每項業(yè)務工作完成以后，很多有用的數(shù)據(jù)和信息就會被丟棄，面對新的類似的工作時又重新來過，事倍功半。實施企業(yè)項目化管理，尤其通過應用項目管理軟件，有助于企業(yè)系統(tǒng)地管理項目信息和數(shù)據(jù)。通過對歷史項目的數(shù)據(jù)積累，在接受新的項目時，企業(yè)可以充分進行分析和對比，尋找項目之間的共性，借鑒歷史項目的經驗和教訓。這樣不但可以提高項目的管理效率，還能夠降低甚至避免項目的風險。某些項目管理軟件提供了模板的功能，企業(yè)可以根據(jù)自身業(yè)務的特點，在多個項目中尋找并定義標準化的流程或操作步驟等，形成專用的模板。項目管理人員可以根據(jù)每個項目的實際情況，選擇特定的項目模板，完成計劃的制定以及數(shù)據(jù)和信息的管理，取得事半功倍的效果。

       3. 多項目協(xié)作節(jié)省成本

       對于一個企業(yè)，總是會出現(xiàn)多個項目并發(fā)進行的情況。對于企業(yè)的管理者必須